Muitos Projetos, Poucos Recursos? Experimente um método simples para o Gerenciamento de Portfólio!

Seja qual for o papel do TI na sua empresa (ver artigo sobre "A importância do TI na sua empresa"), o controle e gerenciamento adequado das demandas e entregas dos projetos de TI são de vital importância não somente para a equipe em questão mas para a corporação como um todo.

Com base em experiência própria posso afirmar sem hesitar que apesar de aparentemente obvio, o gerenciamento do portfólio não é prática comum para uma grande parcela dos Gestores da Tecnologia da Informação. Espero, com este artigo, dar minha pequena contribuição para que jovens encontrem uma forma simples de organizar e controlar o seu portfólio de projetos com sucesso.

Antes de começar com o tema vale observar que a gestão do portfólio é apenas um dos pilares importantes da TI em uma corporação. Vamos tratar de cada um deles em outros artigos.

Dentre os evidentes sintomas da falta de uma ferramenta ou processo para gestão de portfólio destaco algumas:

Mais projetos em andamento do que a capacidade de entrega - e muita demanda reprimida
Sensação dos clientes (Internos ou Externos) de que seus projetos nunca serão entregues - "se não cobra não sai.."
Todos os projetos tem a mesma prioridade - quem grita mais leva
Péssima qualidade na entrega
- Erros de desenvolvimento/configuração
- Não conformidade com os requisitos do cliente (Interno ou Externo)
- Falta de documentação, em especial o projeto adequado dos requisitos, atitude batizada de IVONSAF (Incrível Vontade de Sair Fazendo) pelo Marcelo Modesto, um de meus ex-colaboradores.
Posicionamento defensivo do Gestor da TI, variando nos extremos:
- Aceita todas as demandas sem medir impacto ou validar a importância e alinhamento estratégico (alimenta o ciclo vicioso)
- Rejeita todas as demandas, aceita apenas as que são escaladas, criando um ciclo vicioso em que todas as demandas passam a serem encaminhadas ao superior chegando sempre com alta prioridade e com prazos apertados

Os impactos imediatos deste processo dentro da empresa são bastante conhecidos. Vou apresentar os mais fáceis de serem observados:

Equipe de TI desacreditada e desmotivada dentro da corporação;
Retrabalho e horas extras desnecessárias - Mais custo sem retorno efetivo;
Queda na produtividade e qualidade do trabalho das demais equipes (variando de intensidade de acordo com a posição estratégica da TI na empresa)
Reclamações e evazão de Clientes

As consequências e impactos financeiros para a corporação no longo prazo podem ser desastrosas e irreversíveis - imagine o prejuízo que um bug no processo de DOC não causaria a um banco ; ou o impacto financeiro causado em uma mesa de operações financeiras sem acesso à Internet ou Telefone.

O que fazer então ?
Se você estiver agora associando os sintomas e impactos anteriores ao que está acontecendo na sua empresa, não se preocupe, há muito o que pode ser feito. Vou elencar aqui alguns passos que considero importantes mas você deverá avaliar se eles fazem sentido no contexto da sua equipe ou empresa adaptando-os e mesmo definindo novas metodologias visando o objetivo.

Por muito tempo busquei uma metodologia ou ferramenta que podesse ser de fácil uso e ao mesmo tempo eficaz na gestão do portfólio e a encontrei em uma planilha Excel construido com as seguintes premissas:

Faça uma lista completa de todos os projetos ativos ou previstos.

Inclua em sua lista macro atividades que consomem recursos como férias, por exemplo.
Determine a capacidade de entrega da sua equipe com base nos recursos humanos disponíveis. Se a TI estiver dividida em sub-áres, classifique os projetos por área.
Determine a prioridade de cada um destes projetos. Abaixo minha sugestão para priorização, mude-a conforme sua necessidade

0 - Macro atividades que serão executadas e consumirão tempo.
* Coloque aqui atividades como: férias individuais, férias coletivas, "curva de aprendizado" - para novos funcionários, treinamentos, etc.
1 - Alta prioridade.
* Em geral associada com entrada de receita ou com entrega já comprometida. Neste último caso deve-se deixar evidente a data esperada da entrega e o responsável.
2 - Média Prioridade

3 - Baixa Prioridade
* Os itens de Média e Baixa Prioridade são os que serão eventualmente despriorizados para possibilitar a entrega de outros projetos mais importantes.

4 - Sem prioridade definida
* coloque aqui os itens "Nice-to-Have".

Dependendo do tipo de projeto em que seu departamento ou empresa estão envolvidos, a classificação da prioridade deve levar em conta outras premissas, como por exemplo, o alinhamento com as estratégias da empresa ou o ROI (retorno sobre investimento na sigla em inglês).

5. Determine em H/M (Homem-mês) ou H/H (homem-hora) o esforço estimado de cada projeto na linha do tempo (em qual mês você irá trabalhar neste projeto). Esta é uma das atividades mais importantes e deve ser executada utilizando-se uma metodologia adequada (experiências anteriores, metodologias de mercado, etc).
6. Revise e atualize constantemente o Plano.
7. Compartilhe o portfólio com seus subordinados diretos e pares (gestores de outras áreas) dando abertura para contribuírem na definição das prioridades. Se possível organize uma reunião periódica (mensal por exemplo).

Dicas:

Não espere até que o Software ideal esteja disponível, use o que você tem à mão como o Excel por exemplo.
Pense SIMPLES, eu gosto de usar a expressão em inglês "Keep it Simple". Quanto tentamos sofisticar muito acabamos não utilizando e voltamos à estaca zero.
Reserve um tempo para o planejamento (no início você precisará de 4h por semana ou mais).
Divulgue a metodologia e resultados alcançados, especialmente para seu superior e seus pares.
Não desanime frente às críticas iniciais pois as mudanças podem causar reações adversas. Ao contrário, persevere com paciência, explique e publique o método e as vantagens quantas vezes necessário.

Com o planejamento em mãos você passa para a ter melhor condição para negociar entrega de novos projetos ou mesmo a contratação de recursos.Veja os próximos passos agora:

faça o plano de longo prazo (doze meses está de bom tamanho para a maioria das empresas);
Siga as premissas e respeite os limites de recursos existentes - 1 pessoa trabalha normalmente 160h por mês, não tente alocá-la para trabalhar 320h)
Reúna-se com os principais interessados ("stakeholders") e apresente de forma organizada as premissas e o plano. Mostre as limitações de recursos e abra espaço para sugestões;
Se necessário, use o plano para justificar a contratação de novos recursos (mesmo que temporários). Com o plano em mãos é fácil fazer as simulações e mostrar os ganhos (ROI);
Tenha o plano em mão sempre que receber solicitações emergenciais/urgentes. Deixe claro os impactos em outros projetos caso a empresa decida priorizar esta nova demanda.

Para facilitar o entendimento coloco abaixo um modelo simplificado de planilha que pode ser utilizada para o gerenciamento do portfólio de projetos. Você deve aplicar as modificações que julgar necessário para atender a sua necessidade específica. O exemplo mostra apenas um grupo pequeno de atividades e o quadro resumo de Recursos no topo mostra que há recursos disponíveis em diversos meses.

Aguardo contribuições com informações úteis que porventura tenha deixado de incluir neste artigo.

Comentarios (3)

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Achei seu artigo muito interessante, a forma de trabalhar com a planilha é simples e ao mesmo tempo muito funcional. Vejo que realmente as empresas hoje têm grande dificuldade em conseguir trabalhar com seu portfólio de projetos, principalmente empresas com pouco ou nenhuma maturidade em gerenciamento de projetos. Com esta visão realmente se tem uma forma de negociar com gestores da empresa a necessidade de recursos e ao mesmo tempo ajuda a balizar este pedido. Como gestores que somos, devemos sempre ter este tipo de informação para organizar nossas áreas e termos a previsibilidade de quando temos e quando vamos precisar ter mais recursos para que possamos executar nossos projetos, eu particularmente trabalho na mesma linha de seu artigo. Novamente parabéns pelo seu artigo.

Felipe Rezende , fevereiro 08, 2012

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Parabéns pelo artigo, simples e inteligente. Admiro esse conceito. Sou responsável pela área de TI e já tivemos bastante sucesso com a melhoria do desempenho da equipe de suporte apenas fazendo a gestão dos atendimentos, começamos com uma ferramenta free (simples) e depois fomos evoluindo a mesma, hoje se tornou a grande arma da TI. Agora administrar projetos é mais complicado, por isso, mais uma vez parabéns artigo!

Pedro L. Bellincanta , maio 03, 2011

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Acho que uma empresa que não tem seu gerenciamento baseado em documentos, já mostra pelo seu próprio portfólio sua credibilidade.
Sendo assim, acho que poucas são as empresas que adotam o real significado de usar uma documentação completa em projetos, e se por acaso existem empresas no mercado que pecam na parte de modelar a idéia do cliente e gerenciar todas para depois passar para o documento final formalizando e segurando ambos os lados, é porque o mercado abraça essas empresas dando espaço a elas, que até em muitas ocasiões, essas empresas não seguem como o combinado, ficam com o budget do projeto ( isso quando entregam algo) e ainda deixam o cliente traumatizado, acabando assim prejudicando muitas empresas da mesma área que tem seus funcionários estudados e certificados.
Isso é triste mas é a verdade.

Cássio , fevereiro 25, 2011