O email é possivelmente a principal ferramenta de comunicação no dia-a-dia profissional. Diferentemente de outros canais de comunicação, ele representa agilidade, prontidão e a possibilidade de aumentar o grau de informações que ficarão registradas.
Porém, seu uso é uma arte. Saber fazer uso do email pode ser determinante para a carreira de um profissional.
Porém, são inúmeros os riscos, vejamos:
1. Escudo: O email pode ser utilizado quando a pessoa está com dificuldade de tratar uma questão pessoalmente. Passa a utilizar o email para se proteger de uma situação que lhe traz desgaste. O problema é que, se a situação pressupõe um contato pessoal, o tratamento via email poderá ocasionar uma enorme distorção;
2. Descarga: Já aconteceu com você de “soltar “ um email porque já não agüentava mais aquela situação e precisava “por para fora”? Pois é, é como puxar o pino de uma granada. Podemos colocar tudo abaixo e só perceber o estrago depois;
3. Imagem : Ao escrever passamos uma imagem de como somos. É fundamental saber adequar a linguagem em um email, vejamos alguns pontos importantes:
- Português correto – é fundamental escrever bem. A credibilidade é passada pela forma como você comunica. Saber escrever demonstra preparo;
- Objetividade – Não ser extenso demais, ninguém tem tempo para ler um “jornal” em formato de email. Procure ser claro, objetivo.
- Passar a real intenção – palavras pouco polidas podem passar uma imagem de irritação, arrogância, descontentamento. Ser objetivo não é ser “curto e grosso”. Recentemente um coachee estava me relatando sobre uma colaboradora de sua empresa e falou: “ - A Beatriz dos emails é tenebrosa! já a Beatriz pessoalmente é um doce de pessoa. “
Incrível esse fenômeno, achei interessante esse comentário do cliente. Uma mesma pessoa pode ser vista de formas diferentes dependendo do canal de comunicação que usa.
- o cuidado para quem envia – enviar emails para pessoas que não precisariam ou não deveriam ser copiadas é um risco grande. Pode passar a imagem de “dedo-duro”, exibicionista e de pouco criterioso. Essa atitude “rouba tempo” das pessoas. Cuidado com isso!
Portanto, fazer uso de emails requer o desenvolvimento de algumas competências, particularmente a comunicação e o controle emocional.
Diante de emails importantes, pare e reflita sobre esses pontos, você verá que ganhará muito com isso!
Maurício de Paula - Coach
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