Recentemente recebi o diálogo abaixo pela internet (autor desconhecido), que motivou-me a escrever este artigo. Vejamos o diálogo entre 2 pessoas, que aqui iremos chamá-las ficticiamente de João e Antonio:

·          João: Alô, Antonio?

·          Antonio: Sim!

·          João: Você viu o contrato que eu te mandei por e-mail?

·          Antonio: Pera aí, só um minutinho, vou verificar...Eeeeelzaaaaa! Qual é mesmo o meu e-mail?

·          João: Está pronto? Você me manda de volta?

·          Antonio: Meu e-mail do escritório...espere...não estou conseguindo me lembrar! Pera aí mais um minutinhoooo...Eeeeelzaaaaa! Qual é mesmo o meu e-mail? Não Elza... esse é o meu e-mail de casa...João, vou verificar  e já te ligo de volta!

·          João: Mas é urgente Antonio...quer que eu te mande por fax ? Assim fica mais fácil! Me dá o número do teu fax...

·          Antonio: Pera aí!!

·          João: O queeeee??? Você não sabe??? Tudo bem...vamos fazer o seguinte: Você me manda o número de fax por e-mail e eu te mando o e-mail por fax, tá bom?

·          Antonio: Não, isto não vai funcionar. Estou fazendo confusão...deixe-me pensar...então...hummm...certo, muito bom...iiiiiissoooo!!!

·          João (meio inseguro): Há também uma 2^a possibilidade, aliás muito simples. Vamos chamá-la de plano B. Me manda o contrato diretamente por um mensageiro.

·          Antonio: Iiiiiissoooooo!!! Em termos de estratégia este é o melhor plano! Más na verdade, há um pequeno problema...não estou achando o contrato que Você enviou-me !

·          João: Talvez seja necessário uma reunião para ajustarmos os protocolos de comunicações. De qualquer forma, já que a sua sala fica na outra ponta do corredor, num minuto estarei levando o contrato aí, OK? Até já!

Parece brincadeira, mas serve para reflexão! Quantas e quantas vezes isto acaba acontecendo neste mundo real, com características fortes de virtualidade na comunicação e no relacionamento entre as pessoas? Quantas vezes nos utilizamos dos meios eletrônicos de comunicação, supostamente a nosso serviço, de forma estrategicamente não correta?

Temos observado que a comunicação interna nas empresas, apesar de ser uma responsabilidade gerencial, é comumente deixada para um 2^o plano. Como conseqüência, as pessoas utilizam-se dos meios disponíveis (escrito, verbal, audio-visual e eletrônico) sem a sustentação de políticas internas de comunicação, ficando os Colaboradores isolados atrás de um teclado de computador disparando e-mails ao invés de utilizarem corretamente os canais disponíveis.

É mais que oportuno neste momento de modernidade e da comunicação sem limites colocar as coisas em ordem:

Primeiro: Há necessidade, urgente, das empresas definirem políticas que contemplem o assunto comunicação interna, divulgá-las e fazê-las cumprir por parte dos seus Colaboradores.

Segundo: Desenhada a política, para que seja colocada em prática, ela necessita de uma estratégia (simples) para implementação, senão corre-se o risco de termos belos quadros decorando as paredes dos escritórios e...nada colocado em prática, como é comum em muitas Organizações.

Terceiro: Sugiro que essa estratégia tenha como ponto central os meios de comunicação disponíveis [via-de-regra: escrito, verbal, audio-visual e eletrônico (que engloba os anteriores)]. Assim, levando-se em consideração que, estrategicamente, esses meios objetivam, pela ordem:

·          Escrito – formalizar/legitimar o assunto;

·          Verbal – provocar entendimento e motivar as pessoas (aqui entra a comunicação face-to-face!); e

·          Audio-Visual/Eletrônico – motivar as pessoas, fixar conhecimentos, agilizar etc.

Certamente, com esta estratégia bem aplicada e com os Colaboradores comprometidos, será dada uma ordem lógica e, sobretudo, proporcionará uma melhoria de performance na aplicação cotidiana dos meios de comunicações.

Quarto: De nada adiantará esta estratégia, se a Organização não prestar atenção às atitudes e comportamentos de seus Colaboradores, em especial seus Líderes. Aqui entra o treinamento para a utilização adequada dos meios propriamente e - acima de tudo o exemplo - por parte dos Dirigentes e Gestores, para gerar compromisso e fixação das práticas. Não há, na minha opinião, nada mais eficaz do que isto ! “OS LÍDERES CONSEGUEM O COMPORTAMENTO QUE MOSTRAM E TOLERAM” (como diz Ram Charan em seu livro “Execução – A Disciplina para Atingir Resultados”).

Por fim, vamos utilizar os meios de comunicação a nosso serviço, de forma estratégica e eficaz. Sugiro que Você leitor, faça uma campanha para a incentivar a utilização da comunicação face-to-face na sua Organização (e suportá-la com os demais meios) visto que – como disse acima - ela provoca entendimento, motiva as pessoas e, como conseqüência,  reduz pontos de conflitos e é o ponto central para o estabelecimento dos ciclos produtivos de diálogo.

Você e sua Organização certamente ganharão (e muito) com isto!

Milzíade Malgoska Sei, 50 anos, é Sócio-Diretor da Assessoria Integrada em Gestão de Capital Humano, especializada em melhoria de performance em gestão. Advogado, com pós graduação em Recursos Humanos pela FGV, Consultor de Empresas, Professor e Palestrante. www.assessoriaintegrada.com.br  Este endereço de e-mail está sendo protegido de spam, você precisa de Javascript habilitado para vê-lo