*Marco Antônio da S. e Silva

Todo bom gerente de projeto que se preze conhece as estatísticas com relação aos motivos de insucessos nos projetos. Elas são amplamente divulgadas em qualquer curso, seminário ou palestras sobre Gestão de Projetos. Os números são sempre aterradores. A comunicação é esmagadoramente responsável pelas falhas em projetos.
Um estudo realizado pela Vital Smarts, empresa especializada em treinamento corporativo, revela uma triste realidade. Segundo a pesquisa 74% dos empresários gastam mais do que o previsto, 82% não cumprem os prazos, 79% entregam parte do prometido e com qualidade abaixo do esperado e 67% possuem problema de auto-estima com a equipe. Todos estes fatores atribuídos a falhas de comunicação.
Mesmo os projetos que atrasam por escopo mal definido, por exemplo, tem a comunicação como uma das responsáveis por essa má definição.
Dado este cenário conhecido e a ampla divulgação das estatísticas, por que continuamos a fazer errado? A resposta é simples: Tempo.
Raramente um gerente de projeto separa tempo para fazer atas de reunião, enviar relatórios de status ou fazer um plano de comunicação detalhado. Quando isso é feito, basta o projeto ter uma crise e estas são as atividades que primeiramente sofrem crashing para manter o cronograma dentro da linha de base.
Os mesmos empresários que forneceram dados para a estatística acima são aqueles que espremem os fornecedores e as equipes internas em tempo e custo visando “otimizar” o desempenho. Sem ter para onde correr e com tamanha cobrança, os Gerentes de Projeto planejam as atividades essenciais renegando as “menos importantes” e nestas entra o plano de comunicação, as reuniões iniciais de alinhamento, a verificação da documentação gerada, a pesquisa em bases históricas (quando existem) e etc. O foco passa a ser somente tempo, escopo e custo.
As empresas normalmente têm diversos canais de comunicação interna. O nosso problema começa em identificar o melhor canal para cada etapa, pessoa ou atividade e fazer com que ele seja utilizado.
Como comunicar o diretor? E-mail? Reunião? Telefonema? O relatório de status é o mesmo para o cliente e para o sponsor?
Essas são perguntas que não tem uma resposta padrão e que precisam ser discutidas para não termos geração de informação inútil gerando trabalho desnecessário. Quem nunca fez um relatório de posicionamento com o sentimento de quem ninguém irá lê-lo?
As empresas correm atrás de modelos e se esquecem do processo de comunicação. Planejar como e para quem iremos divulgar as informações é fundamental.
Outro problema é a nossa cultura. Já repararam como é complicado colocar todas as pessoas importantes para o projeto em uma sala? As agendas mudam constantemente e o mal planejamento das reuniões de fases fazem com que estes encontros fiquem desacreditados e quem realmente deveria estar acaba não aparecendo ou simplesmente delegando.
Para minimizar estes erros é fundamental que o planejamento de como o fluxo de informações fluirá seja feito com toda cautela e que todos sigam o que foi acordado.
É muito importante saber o que pode ser mandado por e-mail, o que pode ser via telefone e para o que é necessário preencher um formulário em três vias, carimbado, assinado, etc.
Os planos de comunicação não devem ser complexos, muito pelo contrário, eles devem ser simples e claros e as empresas devem investir tempo e dinheiro neste quesito. Se hoje não há um processo claro, seria muito bom que uma consultoria fosse contratada. Eleger o funcionário interno que “tem mais jeito para isso” pode ser um tiro no pé. Se o primeiro modelo não agradar corremos um sério risco de toda a mudança não ter mais o crédito que deveria e ser vista como mais uma forma de controle da direção. Um funcionário inexperiente tem a tendência de burocratizar muito mais que o necessário para tentar “controlar” o processo ajudando a criar ainda mais barreiras para esta mudança cultural.
Infelizmente não há um modelo perfeito e completo. Ele irá variar de empresa para empresa e dentro destas de projeto para projeto.
Um bom jeito de começar é fazer um balanço de quanto dinheiro foi perdido com atrasos (independente do motivo) e imaginar que pelo menos 20% (sendo conservador) destes atrasos poderiam não ter ocorrido se a comunicação fosse mais bem administrada. Comunicar a todos a importância desta mudança apontando benefícios tangíveis e intangíveis e estabelecer uma meta. Mais interessante ainda seria premiar as pessoas caso esta meta fosse atingida.
Ninguém espera que a mudança seja fácil, mas ela tem que começar o quanto antes, com apoio político e financeiro. Os frutos serão colhidos a médio prazo e depois que toda a equipe estiver comprometida com o processo, sem dúvida nenhuma todos reconhecerão o grande benefício de uma comunicação clara e objetiva.