Robson P. Vieira

Segundo Lima et al (2000) a documentação e contabilização dos processos através do ERP geram regras de negócios bem definidas e permitem um controle mais rígido sobre pontos vulneráveis do negócio. Para as empresas de médio porte, a adoção de ERP constitui numa excelente oportunidade para modernização tecnológica. Para Souza e Zwicker (2000), os resultados são percebidos após certo tempo de uso do sistema. As vantagens são: possibilidade de integrar os departamentos, permitir atualização da base tecnológica, reduzir custos de informática decorrentes da terceirização do desenvolvimento do sistema. O ERP tem sido utilizado como infra-estrutura tecnológica para suporte às operações. Para obter os benefícios é preciso encará-lo como um projeto em evolução contínua e tomar as medidas gerenciais necessárias. De acordo com Stamford (2000), o ERP contribui para aumentar a eficiência da empresa, otimizando a capacidade para fazer negócios em qualquer lugar do mundo. Como vantagens podem ser citadas: aumento de valor percebido pelos investidores e pelo mercado; agilidade nas oportunidades de negócios; visibilidade; base única; informação em tempo real; atendimento a requerimentos globais, regionais e locais em um único sistema e suporte à estratégia de e-business. O ERP é considerado a porta de entrada para a integração entre as empresas da cadeia de fornecedores e está se tornando uma plataforma para aplicações de data mining, gerenciamento da cadeia e sistemas de informação para executivos. De acordo com Lopes et al (1999), a vantagem do ERP é a integração de módulos informatizados que antes rodavam separadamente. Assim, a empresa deixa de operar como se existissem várias ilhas informatizadas e
independentes. Além da integração, ele melhora a utilização dos recursos internos e traz economia para a empresa. Para Miltello (1999), com o ERP, os processos são documentados e contabilizados, gerando regras de negócios bem definidas e permitindo que os pontos críticos do negócio possam ser controlados com mais rigor. Esse sistema põe fim à colcha de retalhos que caracteriza muitos sistemas corporativos, com programas redundantes, sem integração, tornando a consolidação dos dados demorada e ineficiente. Para Taurion (1999), a adoção do ERP, principalmente para empresas de porte médio, é uma oportunidade para subir na escala tecnológica. A implantação sem a revisão dos processos resulta em ganhos de pouco alcance. As atividades dos funcionários se tornam mais abrangentes e complexas quando a empresa se reestrutura por processos. Por isso o treinamento não pode ser negligenciado. Uma pesquisa realizada por Wood Jr (1999) revela que, de modo geral, a implantação trouxe melhorias para a empresa, porém não se pode falar em unanimidade. Por exemplo, 60% das empresas analisadas afirmaram ter havido a integração efetiva das funções e processos, 45% apontaram melhoria na utilização de recursos do sistema ou da tecnologia, 40% disseram ter melhorado o desenho e controle dos processos. Algumas consideraram que as implantações foram bem sucedidas, propiciando os resultados esperados. Outros afirmaram serem problemáticas, marcadas por atrasos, retrabalhos e casos de abandono do projeto. Cunha (1998) destaca que a opção por um ERP representa a criação de uma infra-estrutura de aplicativos fundamentada na tecnologia do sistema escolhido. As decisões futuras, relacionadas à modelagem dos processos de negócio e à implantação de novas soluções, deverão considerar a tecnologia estabelecida pelo sistema. Davenport (1998) revela que o ERP permite o acesso à informação em tempo real e contribui para redução de estruturas gerenciais. Por outro lado, centraliza o controle sobre a informação, padroniza processos e procura unificar a cultura e o comando sobre a empresa. Muitas empresas
têm aproveitado esses sistemas para introduzir mais disciplina. O ERP auxilia a padronizar práticas administrativas para empresas distantes geograficamente. 270 275 280 285. Segundo pesquisa da Deloitte Consulting (1998), os benefícios de um ERP só pode ser obtido na etapa de utilização se após a implantação o foco for mantido concentrando os esforços na obtenção dos resultados. A pesquisa revelou que as empresas sentiram os benefícios do sistema após algum tempo de uso, na medida em que perceberam suas potencialidades de uso. Segundo a revista Informática Exame (1997), com o ERP, os sistemas de informação deixaram de registrar o fluxo de informações e passaram a ajudar na gestão. Algumas empresas mediram os benefícios pela queda nos custos em informática. Para Hehn (1999), organizações orientadas para processos, com forte rede de relacionamentos, integradas por um sistema, conseguem ser significativamente mais eficientes e eficazes que organizações departamentais tradicionais. A empresa, ao adotar um ERP cria uma base tecnológica fundada na tecnologia desse sistema. Assim, suas próximas aquisições tecnológicas deverão considerar o sistema implantado. Outro resultado a ser destacado é a documentação dos processos empresariais, com todos procedimentos e formas de negócio suportadas e documentadas pelo ERP. A empresa ganha em controle e padronização de procedimentos e pode perder em flexibilidade. Após a implementação dos processos a empresa pode não ter recursos suficientes para arcar com os custos das modificações. Como conseqüência, poderá desistir da mudança, deixando de inovar ou o sistema deixará de refletir a prática empresarial. Outro resultado refere-se à integração das diversas áreas da empresa com o auxílio do ERP. Os processos implementados no sistema transpõem os limites departamentais. O usuário, bem treinado conceitualmente e
operacionalmente, pode visualizar a continuidade de sua tarefa, que antes se restringia ao departamento. A implantação de um ERP contribui para que a empresa tenha maior controle sobre suas informações. Na base de dados única e centralizada, os dados são digitados uma só vez e todas as áreas podem acessá-los. Isso confere confiabilidade e integridade ao sistema, desde que o dado esteja atualizado e reflita a realidade da empresa. Um resultado mencionado somente por Stamford (2000), que não consta na tabela, refere-se ao e-business. Como trata-se de um novo caminho para a realização de negócios, vale a pena tecer um breve comentário. O ERP oferece suporte à estratégia de negócio eletrônico. Como as informações são armazenadas em uma única base de dados, sendo disponibilizadas em tempo real, torna-se mais fácil o acesso, para clientes e fornecedores, a informações necessárias para a realização de um negócio pela Internet. CONSIDERAÇÕES FINAIS Os resultados apresentados não são suficientes para tecer considerações conclusivas sobre a adoção de ERP pela média empresa, porém dão uma idéia sobre como é realizada. É possível observar muitos pontos discordantes ou que passam despercebidos tanto para os autores quanto para as empresas. A seguir faz-se uma rápida discussão sobre esses pontos atendo-se para aqueles considerados relevantes, a saber: mudança organizacional, orientação a processos e treinamento. Embora os autores analisados o definam como um projeto de mudança organizacional, com reflexos na forma de operação da empresa, na estrutura e nos aspectos culturais, não é isso que vem acontecendo nas empresas de médio porte. Essas empresas reconhecem os benefícios principalmente relacionados à confiabilidade das informações e adoção de um sistema único para todas as áreas. Porém, não mencionaram a realização de mudanças significativas em sua estrutura ou forma de operação.
Supõe-se que as empresas entrevistadas não estejam atentas à profundidade das mudanças que podem ser realizadas com o auxílio do ERP e que o mesmo vem sendo adotado como um sistema informação, com algumas vantagens como o fato de ser um único sistema, com módulos que atendem as várias áreas, onde as informações são armazenadas em um banco de dados único e centralizado. Existem indicativos de que as empresas, ao deixarem de investigar os benefícios e potenciais de melhoria do sistema, acabam automatizando uma série de processos sem se dar conta do potencial e das possibilidades de melhoria no desempenho do sistema. Embora muitos autores mencionem a orientação a processos, na prática, não isso não foi verificado. Percebe-se que as empresas têm dificuldades em se estruturarem em torno de seus processos, abandonando as estruturas funcionais. No caso das entrevistadas, sequer foi mencionada a orientação aos processos. Essa característica do ERP é reconhecida, porém os entrevistados implementam os processos sugeridos pelo sistema, e em nada alteram sua estrutura organizacional, nenhuma mudança mais profunda é realizada. As mudanças que acontecem estão relacionadas à forma de executarem suas operações. Quando confrontada a realidade empresarial com a teoria verifica-se que, embora na teoria, o sistema deve se adequar à empresa e não o contrário, na prática a situação não é bem assim. A adequação do sistema às particularidades da empresa tem um custo, em geral alto porque envolve a contratação de muitas horas de consultores especializados para as modificações necessárias. As empresas não têm recursos suficientes para arcar com esse custo e se adaptam ao sistema. Uma dificuldade citada em várias entrevistas e praticamente não mencionada pelos autores é a resistência por parte dos funcionários. Isso pode estar associado: à falta de treinamento operacional e conceitual e de reciclagem; à baixa qualificação da mão de obra desse segmento empresarial; resistência dos funcionários mais antigos.
Embora pouco mencionado pelos autores, as empresas devem estar atentas ao treinamento dos usuários, pois eles serão responsáveis pela entrada das informações, sendo fundamentais para o sucesso e boa utilização do sistema. O usuário do sistema precisa estar consciente sobre a importância de manter os dados corretos e atualizados e das conseqüências de seu erro. Nas empresas entrevistadas, percebeu-se que não há uma preocupação muito grande com isso. Em geral, o treinamento é oferecido para um ou dois funcionários e esses serão responsáveis pelo suporte interno e treinamento dos demais. Comparando o investimento realizado com as melhorias alcançadas, pode-se dizer que ainda existe muito ganho a ser obtido com a adoção do ERP. Os benefícios poderiam ser maiores se fosse realizada uma análise prévia dos processos e da forma de funcionamento atual da empresa. A "urgência" na aquisição do sistema sucumbi um passo importante que é a verificação da real necessidade do mesmo que é caro, complexo e implica em muitas mudanças. Talvez bastasse, por ora, uma simples análise da situação atual. A implantação sem a revisão dos processos traz benefícios pequenos. Muitas vezes a solução para uma empresa de médio porte pode estar na revisão de seus processos, sem a necessidade de um investimento tão alto em um ERP. Bibliografia REZENDE, DENIS ALCIDES. Tecnologia da Informação. São Paulo: Atlas, pg 54-69. 2003. ROSINI, ALESSANDRO MARCO. Administração de Sistemas de Informação: Thomson, pg. 54-58 2003. BUCKHOUT, S., FREY, E.; NEMEC JR. Por um ERP eficaz. HSM Management. Set-Out, p. 30-36. 1999. CENTOLA, N. & ZABEU S. B. Pequenas e médias empresas: tomem a rédea de seus negócios! PC WORLD, pg. 34-54. Março, 1999. CORRÊA, H.L.. ERPs: Por que as implantações são tão caras e raramente dão certo? Simpósio de Administração da Produção, Logística e Operações Industriais, 1. Anais.
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