Luísa Gubitosi de Medeiros

“O passado já se foi, o futuro ainda não chegou e o presente, como um relâmpago, no mesmo instante existe e se extingüe.”
 ( Lord Colton )

*TEMPO É VIDA!

Quem disse que reuniões não são importantes? Claro que são, e elas devem existir, seja para definir metas e objetivos empresariais, criar sinergia em equipe, procurar “socializar” a responsabilidade das decisões, dar autonomia a alguns profissionais, incentivar um brainstorm (tempestade de idéias), alimentar informações sobre o “negócio”  e até mesmo para criar assertividade nas estratégias da empresa.
Mas, provavelmente, você que está lendo este artigo, é um profissional muito ocupado, com muitas prioridades laborais simultâneas, não é mesmo? Quantas vezes você já se perguntou: “Enquanto estou aqui perdendo o meu tempo – como é o caso de reuniões inúteis ou cujo foco está fora do seu conhecimento - poderia estar executando tarefas mais importantes e motivadoras, onde estaria desenvolvendo as minhas habilidades, interesses, competências e talentos”. Vamos refletir!
Será que toda reunião é mesmo necessária? Ela tem objetivos claros e definidos? Ela tem um foco que faça os colaboradores sentirem-se motivados a participar? Ela é uma prioridade neste momento? A reunião será marcada somente para que seja imposto o seu “poder” ou é – mais uma vez - a força do hábito? Lembre-se, enquanto os colaboradores estão numa reunião, eles não estão trabalhando .... Nenhuma empresa deseja desperdiçar dinheiro, tempo e, principalmente, a sua produtividade em reuniões infrutíferas; assim, é de vital importância que ela seja ÚTIL e alcance o resultado esperado. Quando isto ocorre, demonstra, geralmente, um alto grau de comprometimento dos demais e favorece o planejamento estratégico de sua empresa.
É importante, também, que a reunião seja eficaz, porque ela é capaz de ampliar e fortalecer conhecimentos, atitudes e comportamentos mais assertivos, além de provocar mudanças, podendo até ocorrer uma quebra de paradigmas entre seus colaboradores.
Se você vai participar de alguma reunião ou sempre participa, pode utilizá-la para impulsionar a sua carreira, já pensou nisto? Entretanto, preste atenção a algumas dicas importantes:

•    Saiba argumentar, dê a sua contribuição, apresente idéias, porém, seja firme, ao mesmo tempo em que você utiliza a sua diplomacia e polidez, além de prezar pela ética em suas respostas. É importante você ter objetividade em suas articulações.
•    Faça seu Marketing Pessoal (sem exageros), tenha uma adequada comunicação interpessoal (o tom de voz é muito importante e a forma de se expressar também; nunca interrompa o seu interlocutor).
•    Você deve entender o seu papel em uma reunião e demonstrar o seu comprometimento com as ações tomadas.
•    Suas roupas devem ser adequadas (não precisa, necessariamente, se vestir com roupas luxuosas, de marca).
•    Busque sinergia, pois a reunião também proporciona aprendizado.
•    Seja pontual (isso é de fundamental importância).
•    Preste atenção em suas expressões não-verbais.
•    Concentre-se na reunião (seja um bom ouvinte), etc.


Agora, se você foi escolhido para liderar uma reunião, preste atenção a outras dicas básicas:

•    O local é importante, assim como equipamentos apropriados, temperatura da sala, ruídos, ventilação, alimentação (em caso de reuniões longas), iluminação, disposição dos móveis e equipamentos, ausência de telefones (inclusive celulares e bips) e outros tipos de interrupção, mobiliário adequado (mesas redondas, preferencialmente), etc. Aliás, o fator mesa tem sido considerado uma barreira interessante; por exemplo, reuniões em pé (muitas empresas estão utilizando esta técnica) revelam muito o NÃO-VERBAL dos participantes, além de quebrar barreiras.
•    Cumprir rigorosamente o horário, seja de início ou de término da reunião; por isso, as pautas devem ser muito bem planejadas (marcar tempo para cada assunto).
•    Utilizar o máximo do tempo e do esforço de todos os envolvidos (Os profissionais de determinada área poderiam tratar do mesmo assunto ou decisão por outro meio de comunicação? Por exemplo, e-mail, carta, teleconferência, etc. Quais são as razões principais de sua reunião?).
•    Toda reunião tem um objetivo próprio, ou seja, particular. A sua reunião tem um sentido para acontecer?
•    É importante as pessoas saberem o que se espera delas, pois as reuniões acabam sendo “caras” se levarmos em consideração o TRABALHO de todos os envolvidos. Você convocou os profissionais certos? Os itens a serem abordados na reunião estão em conformidade com os profissionais escolhidos para dela participarem?
•    Pense ... sua reunião resultou em ações importantes, no final? Ela realmente contribuiu?
•    Procure registrar os assuntos importantes e ter uma visão compartilhada (as pessoas gostam de ser ouvidas).

Leitor, procure tornar a reunião algo positivo, fazendo contribuições importantes, trocando idéias e revelando suas atitudes e competências e, também, conhecendo a experiência dos demais. Se você ajudou a decidir algo na reunião, comprometa-se com AÇÃO, isso mesmo, com ação, faça as coisas acontecerem e demonstre um verdadeiro comprometimento.
Portanto, pense, você deve causar impacto, mas faça-o de forma positiva. A reunião é uma oportunidade única de você imprimir a sua “marca” dentro da empresa. Pense nisto!

*Luísa Gubitosi de Medeiros
Psicóloga organizacional e Orientadora de Carreira
6949 – 1499  ou  2340  -  SP – SP
www.luisamedeiros.com.br
Este endereço de e-mail está sendo protegido de spam, você precisa de Javascript habilitado para vê-lo